Breng je organisatie naar een hoger niveau met interne kennisbanksoftware
Goede kennisbanksoftware kent vele voordelen die ervoor zorgen dat een bedrijf veel efficiënter kan opereren. Een goede kennisbank is een communicatieplatform waarop werknemers terecht kunnen voor allerlei vragen en het oplossen van verschillende problemen. Een kennisbank die alleen toegankelijk is voor medewerkers wordt ook wel een interne kennisbank genoemd. Dat wil zeggen dat mensen van buitenaf geen toegang hebben tot de kennisbank. Als je dat wel graag wilt dan is dat natuurlijk mogelijk, in zo’n geval wordt er gesproken van een externe kennisbank.
De voordelen van een interne kennisbank
Met een goede interne kennisbank worden medewerkers binnen een bedrijf of organisatie in staat gesteld om veel flexibeler te werken. Onder andere wordt de kennis van verschillende specialisten binnen een bedrijf voor hen openbaar gemaakt. Op een kennisbank kun je eigenlijk van alles zetten, zolang het maar relevant blijft. Een goed beheer van een kennisbank is cruciaal zodat deze overzichtelijk blijft en er geen irrelevante informatie op komt te staan die alleen maar in de weg zit. Dit is bijvoorbeeld een groot voordeel voor nieuwe medewerkers. Door wegwijs te worden in de kennisbank kunnen zij genieten van de ervaring van ervaren collega’s. Dit zorgt ervoor dat de inwerkperiode veel korter is en er snel efficiënt gewerkt kan worden. Dit scheelt niet alleen tijd en daarom geld voor het bedrijf, het is ook erg fijn voor een nieuwe collega die zich veel sneller thuis voelt binnen een bedrijf.
Kennis wordt beschikbaar voor alle medewerkers
Op een kennisbank staan vaak handleidingen voor het uitvoeren van specifieke taken en handelingen. Andere collega’s houden zo ook meer tijd over omdat ze minder tijd kwijt zijn aan het uitleggen van de basisvaardigheden. Natuurlijk is een kennisbank ook zeer bruikbaar voor ervaren medewerkers. Niet iedereen binnen een bedrijf heeft dezelfde specialistische kennis en met een kennisbank kan deze openbaar worden gemaakt voor iedereen. Kennisbanksoftware zorgt ervoor dat communicatie veel soepeler verloopt. Deze blijft bovendien erg open omdat elke werknemer toegang heeft tot dezelfde informatie. Een werknemer zal daardoor veel beter in staat zijn om taken zelfstandig af te ronden zonder daarbij hulp te hoeven vragen van een collega. Een kennisbank kan op zo’n manier ook veel kosten besparen voor het bedrijf. Een medewerker kan namelijk veel eenvoudiger op de hoogte worden gehouden van nieuwe ontwikkelingen. Goed functionerende kennisbanksoftware leidt ertoe dat medewerkers van elkaar leren.
Een goede navigatie is cruciaal voor kennisbanksoftware
Als medewerkers efficiënt gebruik willen maken van kennisbanksoftware is het natuurlijk cruciaal dat ze de informatie waarnaar ze op zoek zijn snel en eenvoudig kunnen vinden. Het is dus belangrijk dat er sprake is van een goed navigatiesysteem. De software zal ervoor moeten zorgen dat relevante informatie aan elkaar gekoppeld wordt. Dit kan bijvoorbeeld door een goede categorisatie van kennis. Als alles logische ingedeeld is kunnen medewerkers veel efficiënter werken. Een goede ingebouwde zoekmachine doet daarbij wonderen. Daarnaast beschikt de software over een goede zoekmachine zodat medewerkers de resultaten krijgen die ze willen vinden. Door een goede linking tussen verschillende delen van een kennisbank kun gerelateerde informatie op een logische manier aan elkaar gekoppeld worden.